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「請求書、だいたいこの金額で」 「材料代は前と同じくらい」 「この経費、いつもの現場だから」 建設業の会社では、こんな会話が出てくることがあります。😅 社長にとっては、これまでの経験や現場の状況を踏まえた「だいたい」でも、事務担当にとっては、そのまま処理できないことがあります。
特に請求や経費など、お金に関する仕事は「たぶん」で進めにくいもの。 請求先はどこか、金額はいくらか、どの現場の費用なのか、いつ処理するのか。 こうした情報が足りなければ、事務担当は社長に確認することになります。
この問題でやっかいなのが、「いつもの」という言葉です。 社長の頭の中では、取引先や過去の工事内容までセットになっているかもしれません。 しかし、事務担当が持っている情報は、請求書や領収書、過去の資料などです。
たとえば「いつものように請求して」と言われても、前回と今回で工事内容が少し違えば、確認が必要になります。 「前回と同じ金額でいいのかな？」 「追加分は入っているのかな？」 「この材料はどの現場だったかな？」 🤔こうして、短い一言が何度もの確認につながることがあります。
これは事務担当が仕事を分かっていないからではありません。 判断に必要な情報が共有されていないだけなのです。
では、どうすればよいのでしょうか。
難しい仕組みを作る必要はありません。 社長が「だいたい」「いつもの」と伝えた後に、判断に必要な情報を一つ追加するだけでも違います。📝
たとえば、
＊「いつもの請求で」 → 「○○現場の、いつもの取引先への請求で」
＊「材料代だから」 → 「○○現場の材料代だから」
＊「前と同じで」 →「前回と同じ内容で、今回は追加なし」
この程度でも、事務担当が確認する材料になります。
さらに、請求なら「現場名・請求先・金額・請求時期」、経費なら「現場名・内容・金額」など、会社内で最低限確認する項目を決めておくと便利です。 📋
毎回詳しく説明するのではなく、「これだけ分かれば処理できる」という型を作るのがポイントです。
社長からすると、「そんなことまで聞くの？」と思うことがあるかもしれません。 一方、事務担当からすれば、お金に関する処理だからこそ、勝手に判断できないという事情があります。
ここで「前にも言った」「それくらい分かるでしょう」と済ませてしまうと、確認しづらい空気が生まれてしまいます。 むしろ、「なぜ毎回同じことを聞かれるのか？」を考えてみることが大切です。🔎
同じ確認が繰り返されるなら、それは担当者の問題ではなく、会社として共有する情報が決まっていない可能性があります。 そこで、「次からはこの項目だけ伝える」と決めてしまえば、社長も説明しやすく、事務担当も確認しやすくなります。
現場を知っている社長ほど、細かく説明するより、状況を見て判断したほうが早いこともあります。 だから、「だいたい」という言葉をなくす必要はありません。 大切なのは、「だいたい」で伝えた後に、何を確定させるかです。
金額、現場名、請求先、期限など、必要な情報を少し足すだけで、事務担当の確認作業は減らせます。 💡まずは今日、社内でよく使われている「だいたい」「いつもの」「前と同じ」を一つ探してみてください。
その言葉を聞いたとき、事務担当が何を確認しているのか。 そこを一つ具体化するだけでも、会社のお金の管理は少しラクになります。
社長にとって便利な「だいたい」は、事務担当にとって確認作業の始まりになることがあります。特に請求や経費など、お金に関する情報は曖昧なまま処理しにくいものです。
「だいたい」をなくすのではなく、現場名、金額、相手先、期限など必要な情報を少しだけ具体的にする。それだけでも、社長と事務担当の確認の往復を減らせます。
社長の「いつもの」を、みんなが分かる「会社のいつもの」に変える。そんな小さな工夫から、お金の管理をラクにしてみませんか。😊
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