「便利そう」で導入したツール、使われていますか？

「これを使えば仕事がラクになりそう」「紙の作業を減らせそう」――そんな期待から、業務用のアプリやクラウドサービスを導入した経験はありませんか？📱 ところが、しばらくすると「結局、現場では使っていない」「一部の社員しか使っていない」という状態になることもあります。

特に建設業では、現場と事務所で仕事の進め方が異なります。経営者や事務担当者には便利でも、現場監督や職人にとって入力作業が増えるなら、なかなか定着しません。

9月は、夏の繁忙期を越えて今後の仕事の進め方を考えるタイミングでもあります。新しいツールを探す前に、まずは「今あるツールが本当に使われているか」を確認してみましょう。🔍

「導入した」だけでは、業務改善とはいえない

ツールを導入すると、それだけでDXが進んだように感じます。しかし、本当に大切なのは導入後です。

例えば、施工写真を管理するためのツールを導入したのに、現場では今までどおり写真を撮影し、後から事務所で整理している。工程管理ツールを導入したのに、変更内容は電話や口頭で伝えている。 これでは、ツールが増えただけで仕事そのものは変わっていません。😓

建設業向けのクラウドサービスには、施工管理、写真、図面、工程などをまとめて管理できるものがあります。 ただし、どれほど機能が豊富でも、自社の仕事に合わなければ「使わない機能」が増えてしまいます。

使われなくなるツールには「使いにくさ」がある

「現場がデジタルに慣れていないから」と考える前に、ツールそのものの使い方を見直してみましょう。🛠️ よくあるのが、次のようなケースです。

・入力する項目が多い

・同じ情報を別の場所にも入力する

・スマートフォンでは操作しにくい

・誰が入力するのか決まっていない

・入力した情報が何に使われるのか分からない

・以前の紙や電話の方法も残っている

例えば、現場監督が一つの情報を入力するために複数の画面を開かなければならないなら、「電話で伝えたほうが早い」と感じるのも無理はありません。 逆に、写真を撮ればそのまま案件ごとに整理され、事務所でも確認できるなら、現場にとって使うメリットが明確になります。

つまり、「便利なツールか」ではなく、「今の仕事よりラクになるか」が重要なのです。💡

9月から見直したい「ツールの使われ方」

9月の仕事が始まったタイミングで、一度社内のツールを確認してみましょう。📋

まず、「契約しているツール」「無料で使っているアプリ」「会社で導入したクラウドサービス」を書き出します。

そして、それぞれについて、

①誰が使っている？

②何の仕事に使っている？

③以前より何がラクになった？

④使っていない機能は？

⑤困っていることは？*を確認します。

ここで重要なのは、経営者だけで判断しないことです。

現場監督には「入力が面倒なところはないか」、職人には「現場で使いやすいか」、事務担当者には「確認や集計がラクになったか」を聞いてみましょう。 「実は誰も使っていなかった」というツールが見つかるかもしれません。😅

新しいツールを増やす前に「一つ減らす」

業務改善というと、「もっと便利なアプリを探そう」と考えがちです。 しかし、中小の建設会社では、ツールを増やすことが必ずしも正解とは限りません。 似た機能を持つサービスが複数あれば、情報が分散します。

「工程はこのアプリ、写真は別のサービス、連絡はチャット、書類は紙」という状態になれば、かえって確認する場所が増えてしまいます。📱💦

そこで9月は、「新しいものを導入する」より「使っていないものを整理する」ことから始めてみるのも一つの方法です。 残すもの、使い方を変えるもの、不要なものに分ければ、社内の情報も整理しやすくなります。

もし新しいツールを導入するなら、「誰の、どの作業を、どれくらい減らすのか」を決めてから選びましょう。

※画像はイメージです

まとめ

「便利そう」という理由だけで導入したツールも、実際の現場で役立っていれば大きな戦力になります。一方で、使われていなければコストだけでなく、社員が覚える手間も増えてしまいます。

9月のスタートを機会に、まずは「会社にどんなツールがあるか」「誰が使っているか」を確認してみましょう。✨ 新しいものを増やす前に、今あるものを使いやすくする。そんな小さな見直しが、現場の負担を減らすきっかけになるかもしれません。

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