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「仕事を減らしたい。でも、減らしたら売上が落ちる」。そんなジレンマを抱える建設会社は少なくありません。特に中小企業では、社長や現場の責任者が「自分がやったほうが早い」と仕事を抱え込み、気づけば本来やるべき仕事に手が回らないことがあります。😓
しかし、減らすべきなのは仕事そのものではなく、「自社でやらなくてもいい仕事」かもしれません。忙しさを解消する第一歩は、仕事をゼロにすることではなく、仕事の持ち方を変えることです。
建設業では、現場作業だけでなく、見積書の作成、写真整理、日報、請求関係、資材の確認、電話対応など、細かな業務が次々と発生します。一つひとつは短時間でも、積み重なると大きな負担です。📋
しかも、「昔からこのやり方だから」「念のため自分が確認する」と続けている仕事ほど、本人も負担に気づきにくいもの。結果として、社長が夜まで事務作業をしたり、現場監督が休憩中に電話を返したりする状態が常態化します。
つまり、「仕事が多すぎる」のではなく、一部の人に仕事が集中しすぎている可能性があります。
ここで考えたいのが、「やめる・任せる・まとめる」の3つです。
まず「やめる」。目的が曖昧な報告や、誰も見返していない資料など、本当に必要なのかを確認します。作成すること自体が目的になっている業務は、思い切って廃止できる場合があります。✂️
次に「任せる」。社長しかできない判断と、誰でも手順を覚えればできる作業を分けます。たとえば資料の整理や定型的な入力まで社長が担当しているなら、手順を残して事務担当者や現場スタッフに移せないか考えます。
最後が「まとめる」。電話や確認、事務処理などを一日中バラバラに対応するのではなく、時間を決めてまとめるだけでも、作業の切り替えを減らせます。🔧
※画像はイメージです
特に効果が出やすいのが、「社長の仕事」を一度書き出してみることです。紙でもスマートフォンのメモでも構いません。「毎日やっている」「週に数回」「月に数回」といった具合に、実際の業務を並べます。
そのうえで、それぞれに「自分しかできない？」「誰かに任せられる？」「そもそも必要？」と問いかけます。
ここで重要なのは、最初から効率化を目指さないことです。業務改善（業務改善とは：仕事の手順や分担を見直し、無駄や負担を減らす取り組み）では、効率の良い方法を探す前に、「何を残すべきか」を決めることが大切です。
また、仕事を減らすときには「忙しい人から仕事を取り上げる」という発想だけにしないこともポイントです。現場監督の仕事を整理した結果、職人への確認が増えてしまえば、別の場所に負担が移っただけです。
「誰の仕事を減らすか」ではなく、「会社全体でどの作業を軽くするか」と考えましょう。👥
さらに、外部の力を借りる方法もあります。専門業者への外注や、協力会社との分担によって、自社だけで抱えていた業務を減らせるケースがあります。
外注（外注とは：自社の業務の一部を、社外の会社や専門家に依頼すること）は、単純に「人が足りないから使う」ものではありません。社内の人が本来集中すべき仕事に時間を戻すための選択肢でもあります。
たとえば、現場を止めないための応援体制をつくったり、繁忙期だけ協力会社に仕事を分担してもらったりすれば、無理な残業や休日対応を抑えられる可能性があります。
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もちろん、すべての仕事を手放せばよいわけではありません。品質や安全、顧客との信頼に関わる業務まで簡単に減らすのは危険です。
だからこそ、「売上につながる仕事」「安全を守る仕事」「信頼を守る仕事」「誰かに任せられる仕事」を分けて考えることが大切です。
「仕事を減らす」と聞くと、受注を減らすことを想像しがちです。しかし、本当に見直したいのは、仕事量ではなく仕事の偏りです。社長に集中している作業、現場監督しか分からない事務、忙しい時期だけ発生する作業を整理できれば、同じ仕事量でも会社の負担は変えられます。
今日すべてを変える必要はありません。まずは「なくしても困らない仕事」を一つ探す。そして「自分でなくてもできる仕事」を一つ任せる。この小さな一歩から始めてみてはいかがでしょうか。💡
仕事を減らすことは、売上を減らすことではありません。大切なのは、必要な仕事に人と時間を集中させ、会社の中にある「抱え込み」を減らすことです。
忙しいからこそ、一度立ち止まって仕事の棚卸しをしてみる。そこから、会社を少しラクにするヒントが見つかるかもしれません。
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