『探す時間』を数えたら？建設会社の見えないムダ時間を減らす方法

その「探す時間」、仕事だと思っていませんか？

「あの写真、どこに保存した？」「前回の見積書、誰が持ってる？」「あの書類、どこだっけ？」 建設会社では、こうした小さな確認や検索が日常的に発生します。📁

1回なら数分程度でも、1日に何度も繰り返したり、複数の社員が同じ情報を探したりすると、積み重なる時間は決して小さくありません。 しかも、「探している時間」は仕事をしているように見えにくいのが特徴です。

現場作業のように成果が目に見えるわけではないため、会社としてもムダに気づきにくいのです。 だからこそ、一度「探す時間」を数字にしてみる価値があります。

※画像はイメージです

まずは1週間、「探した時間」を記録する

いきなり業務システムを導入する必要はありません。まずは1週間だけ、仕事中に「何かを探した時間」を記録してみましょう。📝

例えば、

・過去の見積書を探す

・現場写真を探す

・図面や資料を探す

・担当者に確認する

・過去のメールやメッセージを探す

・材料や道具の置き場所を確認する

といったものです。 「写真を探すのに5分」「担当者への確認に3分」のように、おおよその時間だけでも記録します。

例えば、1日合計20分を探し物に使っていたとします。週5日なら100分。1カ月では単純計算で約7時間です。

もちろん、すべてがムダとは限りません。確認が必要な仕事もあります。ただ、「なぜ毎回探しているのか分からない時間」が見つかれば、改善の候補になります。⏱️

「何を探しているのか」を分類すると見えてくる

記録した後は、探していたものを分類してみましょう。

「書類が多い」「写真が見つからない」「誰に聞けばいいか分からない」「保存場所が人によって違う」など、原因はさまざまです。 例えば、現場写真を探す時間が多いなら、写真そのものが問題なのではなく、保存方法やファイル名が統一されていないことが原因かもしれません。

また、「前回の見積を探す」という作業が頻繁に起きているなら、見積書の保管場所を決めるだけで改善できる可能性があります。 ここで重要なのは、いきなり「もっと効率化しよう」と考えないことです。

まず「なぜ探しているのか」を見つける。 これが業務改善のスタートになります。🔎

「人に聞く」が多い会社も要チェック

もう一つ見逃せないのが、「人に聞く時間」です。

「この現場の資料はどこ？」「前回はいくらで見積もった？」「○○さんに確認した？」と、誰かに聞けばすぐ分かることもあります。 しかし、その答えを知っている人が一人しかいなければ、その人が不在のときに仕事が止まります。

さらに、聞かれた側も作業を中断することになります。1回数分でも、会社全体では複数人の時間が動いているわけです。 こうした状態が続いているなら、単に「もっと早く仕事をしよう」と呼びかけるより、情報を共有する仕組みそのものを見直すほうが効果的です。💡

いきなり新しいツールを増やさない

業務改善というと、新しいアプリやシステムを導入することをイメージするかもしれません。 しかし、最初からツールを増やす必要はありません。

まずは「保存場所を一つに決める」「ファイル名の付け方をそろえる」「書類の担当者を明確にする」「写真を撮ったら決めた場所に保存する」といった、小さなルールから始められます。📂

それでも解決できない問題があれば、その時点でITツールなどを検討すれば十分です。 大切なのは、ツールを導入することではなく、探す必要がない状態をつくることです。

「探す時間」は会社の改善ポイントになる

建設会社の業務改善では、「もっと売上を増やす」「新しい仕事を取る」といった大きなテーマに目が向きがちです。 もちろん、それも重要です。一方で、毎日繰り返している小さなムダを減らすことも、会社の仕事を進めやすくする大切な取り組みです。

特に中小企業では、一人ひとりの時間が貴重です。社長や現場監督が探し物や確認に使っていた時間を減らせれば、本来取り組むべき仕事に時間を回せるかもしれません。

まずは今日から1週間、「探した時間」をメモしてみる。 たったそれだけでも、自社の仕事の中に隠れていた「見えないムダ」が見えてくるはずです。🏗️

まとめ

「探す時間」は、1回だけなら気にならない小さな時間です。しかし、毎日繰り返されれば、会社全体では大きな時間になります。

だからこそ、まずは1週間だけ「何を探したのか」「どれくらい時間がかかったのか」を記録してみましょう。 見つかったムダをすべて一気に解決する必要はありません。保存場所を決める、名前を統一する、情報を共有するなど、一つずつ変えていけば十分です。

新しい仕組みを導入する前に、まず自分たちの仕事を観察する。そんな小さな一歩が、建設会社の業務改善につながります。✨

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